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Trabalho em Equipe - Comunicação Frequente e Eficaz

Por Sue Wigston em 02 de Dezembro de 2016

Comunicação clara e alinhamento são fundamentais para o sucesso do trabalho em equipe. De acordo com uma pesquisa recente, 97% dos entrevistados acreditam que a falta de alinhamento em uma equipe pode impactar drasticamente seus resultados. A parte complicada é saber como implementar estratégias de comunicação.

O que devemos fazer para cultivar uma ética de trabalho em equipe no ambiente de trabalho por meio da comunicação? A resposta é simples: garantir uma comunicação frequente e eficaz com as equipes.

Comunicação Frequente: “Eu Sei o que Tenho de Saber”

Uma comunicação frequente é aquela que mantém todos no mesmo ritmo. As equipes trabalham de forma mais eficiente quando todos estão “na mesma página”. Primeiramente, os membros da equipe evitam trabalhar em dobro quando o conhecimento é compartilhado. Além disso, quando cada membro da equipe desempenha um papel específico, esses papéis são inter-relacionados e uma comunicação constante sobre o papel de uma pessoa pode acelerar o projeto. Por exemplo, digamos que um membro da equipe tenha de esperar o resultado de uma tarefa específica de outra pessoa para iniciar seu trabalho. Nesse caso, a informação exata sobre quando a outra pessoa concluiu sua tarefa será extremamente útil para manter o ritmo de trabalho individual e do projeto como um todo.

Para manter a comunicação frequente, a equipe deve revisar pontos e questões importantes sempre que necessário. Se a equipe demonstrar certa timidez e isso impedir a comunicação frequente, a tarefa do líder é ser um exemplo de como essa comunicação deve ocorrer. Os líderes devem iniciar cada reunião com um resumo das conquistas obtidas desde o último encontro e encerrar a reunião com uma revisão dos pontos abordados durante a conversa.  

Faça download do guia “Desenvolvimento de equipes: conceitos básicos”

Comunicação Eficaz: “Eu Entendo Tudo”

Quando tratamos de sucesso na comunicação da equipe, não basta que a comunicação seja frequente. Muitas vezes, os membros da equipe até sabem sobre tudo que acontece no grupo, mas ainda assim ficam “no escuro” a respeito de alguns aspectos. Por quê? Porque eles não entendem tudo. Lembre-se dos tempos de escola — é a diferença entre obter uma nota alta em uma prova de uma matéria que você decorou e obter uma nota baixa em um problema que demandaria a aplicação de diversos conceitos reunidos.

Uma comunicação eficaz demanda que todos os membros da equipe saibam o que está acontecendo com a equipe e também compreender realmente o que se passa. Pode ser complicado aplicar uma comunicação eficaz quando a equipe é composta por membros:

  •    De diferentes áreas do departamento ou da empresa
  •     Especializados em áreas muito distintas
  •     Com diferentes níveis de conforto com o processo
  •     Lidando com níveis de conhecimento com os quais não estão habituados.

Para utilizar uma comunicação eficaz, todos os membros da equipe devem ser capazes de resumir os pontos principais da instrução que receberam, se alguém os questionar. Se algo não estiver claro para uma pessoa durante uma reunião, ela deve ter a liberdade para tirar dúvidas. Implantar uma comunicação eficaz leva tempo, mas saiba que você economizará tempo no futuro com a redução de custos que seriam causados por falta de compreensão do projeto.

Criar Segurança Psicológica para Equipes de Alta Performance

Cultivar uma equipe engajada em uma comunicação frequente como a que mencionamos anteriormente é muito mais fácil na teoria que na prática. Por quê? As pessoas não gostam de admitir que não entendem algo – especialmente quando estão em grupo. É neste momento que a questão da segurança psicológica entra em cena. Conforme evidenciado por Amy Edmondson, professora da Harvard Business School cujo trabalho influenciou profundamente o recente estudo do Google sobre trabalho em equipe, a segurança psicológica é conquistada quando uma equipe pode contar com um espaço seguro para “correr riscos interpessoais”.

Esse risco inclui a possibilidade de parecer vulnerável por assumir o desconhecimento de algum tema. Em um ambiente psicologicamente seguro, os membros das equipes não se preocupam em ficar envergonhados ou em serem ridicularizados por dizerem “eu não entendi isso”. As equipes que apresentam altos níveis de segurança psicológica são aquelas nas quais os colaboradores, e especialmente os líderes, fazem muitas perguntas. Isso encoraja as pessoas a falarem mais sem medo de julgamentos. Para adotar uma comunicação frequente e eficaz, a equipe deve cultivar uma cultura de segurança psicológica. De acordo com Edmondson, uma equipe de alta performance é criada quando combinamos segurança psicológica e accountability.

O trabalho em equipe florescerá realmente no ambiente de trabalho quando as atividades de teambuilding deixarem de ser meros exercícios de comunicação — como aprender a ouvir mais e melhorar as habilidades de feedback — e reforçarem também uma comunicação ao mesmo tempo frequente e eficaz. 

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