As convenções têm o poder de ajudar as empresas a conquistar seus objetivos, aumentar a produtividade, elevar o moral das equipes e influenciar positivamente os negócios como um todo. Se a convenção for planejada e executada com eficácia, todos os decisores ficarão satisfeitos, os participantes demonstrarão maior engajamento e você poderá se orgulhar de ter feito um excelente trabalho. Mas o que será que os participantes querem? Embora alguns pontos específicos possam variar de um evento para outro, um fator que nunca muda é a necessidade de uma experiência interativa capaz de agregar valor às suas vidas pessoais e profissionais.
Em seu papel como organizador de eventos, você deve se esforçar para satisfazer os participantes, mas deve equilibrar essa demanda com ações que façam valer o investimento de tempo, energia e dinheiro. Conheça os cinco passos para planejar convenções corporativas memoráveis e bem-sucedidas que entreguem o que executivos e participantes desejam receber.
- Defina seus objetivos
Antes mesmo de começar a organizar sua convenção, é importante ter clareza quanto aos objetivos do evento. Quando falamos de eventos para empresas, as metas devem seguir a regra SMART: Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e baseadas no Tempo (do inglês: Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Time-Based). A definição prévia dos objetivos específicos do evento pode determinar se o evento será um sucesso ou não. A partir daí, você poderá fazer perguntas importantes, como:
- Por que estamos organizando esse evento?
• Qual é o orçamento e quais são as restrições financeiras?
• Qual é o novo conhecimento (se houver algum) que os colaboradores devem adquirir nesse evento?
• Do que você precisa para conquistar seus objetivos (ex.: palestrantes, sessões, atividades)?
• Como é possível avaliar o sucesso?
Por exemplo: você pode organizar uma convenção com foco em melhorar o trabalho em equipe e a colaboração em um determinado departamento. Nesse caso, os participantes devem sair do evento capacitados com conhecimento, ferramentas e estratégias para trabalhar melhor em conjunto. Uma forma de conquistar esse objetivo é por meio de atividades de teambuilding e sessões de treinamento no evento que tenham como objetivo a solução de problemas e a comunicação. Para avaliar o sucesso, observe o aumento de produtividade e a performance da equipe após o evento.
- Pense como um participante
Após definir os objetivos da convenção, você poderá começar a planejar uma programação que gerará engajamento dos participantes por meio de elementos divertidos alinhados aos objetivos do evento. Após anos (talvez décadas) participando de convenções corporativas sem graça, é provável que os participantes estejam com expectativas muito baixas. Essa é a sua oportunidade de mudar esse cenário. Os participantes de convenções não querem sair de casa para gastar tempo com outro evento entediante que não trará qualquer ação prática para suas vidas. Todos os presentes terão de abrir espaço em suas agendas – provavelmente lotadas – e esperam que a convenção seja valiosa para eles. Quando estiver preparando atividades e sessões de treinamentos, tente se colocar no lugar dos participantes e trabalhe para causar o melhor impacto possível.
A aprendizagem experiencial é uma forma fantástica de apresentar o conteúdo de um evento de forma envolvente e gerar um impacto duradouro, garantindo uma convenção de muito sucesso. É hora de dar adeus às palestras chatas baseadas em apresentações PowerPoint. Elas não podem mais ser o ponto central dos eventos. Os participantes preferem ter oportunidades de sair do lugar e aprender na prática, em vez de apenas assistir ou ouvir. Quando a aprendizagem experiencial é aplicada corretamente em uma convenção corporativa, o aumento de retenção das informações pode aumentar em até 90% – compare esse valor com a retenção de 5% dos treinamentos convencionais, baseados em aulas e palestras. Você terá muito mais facilidade para conquistar os objetivos de seu evento se usar atividades interativas de alto impacto que darão aos participantes a chance de aprender novas habilidades que podem ser aplicadas imediatamente no trabalho.
- Acompanhe as tendências do setor
Mantenha-se em contato com colegas da área para se inspirar e conhecer as ideias que as pessoas estão usando com sucesso. As redes sociais são outra fonte muito rica de informações. Existem grupos de Facebook para cada setor e cada tipo de necessidade, além de blogs relevantes que podem servir de termômetro das tendências de mercado. As duas opções são excelentes para buscar indicações sobre parceiros e fornecedores.
Você certamente tem capacidade para planejar a maior parte de sua convenção por conta própria, mas existem outros elementos que demandam a contratação de parceiros e fornecedores com anos de experiência em temas ou objetivos específicos. Sejam quem forem seus fornecedores, certifique-se de lidar com pessoas, empresas e profissionais com um bom histórico de sucesso e que possam personalizar seus serviços para atender às necessidades específicas de sua convenção.
- Exercite a criatividade
Como organizador(a) do evento, seu maior pesadelo é ver os participantes saindo de uma convenção sentindo que foi uma perda de tempo ou que o que foi dito ali não se aplica na vida real. Se isso acontecer, quer dizer que algo deu muito errado. Independentemente de seu histórico de sucesso, você deve se desafiar a dar um passo além e considerar formas de combinar programação, cardápio e atrações por meio de ideias criativas, como:
- Contratar palestrantes com sessões baseadas em gamificação ou que incorporem atividades interativas em suas palestras, gerando engajamento do público;
• Ousar completamente e tornar toda a convenção um grande jogo por meio de um aplicativo próprio com desafios que os participantes devem concluir para conquistar um prêmio;
• Criar um cardápio que combine com as atividades ou sessões da convenção. As pessoas ficarão impressionadas com sua atenção aos detalhes;
• Usar uma hashtagexclusiva para o evento para divulgação ou para reunir fotos de forma colaborativa e exibi-las durante o evento. As pessoas tendem a se empolgar com a possibilidade de ter suas fotos divulgadas no evento.
Ideias simples e criativas podem levar seu evento a um outro nível, especialmente, se você incorporar a tecnologia. Sabendo que os millennials serão 75% da força de trabalho até 2025, a utilização de aplicativos e das redes sociais pode alavancar o sucesso de sua convenção e estimular os colaboradores a participar ativamente de suas convenções no futuro. De acordo com a Guidebook, 86% dos participantes classificaram aplicativos de eventos como o principal fator que torna os eventos mais agradáveis. Para que combater o uso da tecnologia se você pode usá-la a seu favor?
- Crie uma estratégia pós-evento
As convenções de sucesso não são eventos isolados. Você deve manter o impulso inicial mesmo depois que o evento acabar. É por isso que uma estratégia pós-evento é fundamental. Quanto mais você entender seus objetivos antes do evento, mais fácil será definir o que pode ser considerado um sucesso – e criar ações a partir daí.
Para ações pós-evento, considere as seguintes perguntas:
- O que você aprendeu?
• Quais foram os desafios imprevistos para os quais você pretende se preparar na próxima ocasião?
• Você conseguiu se manter dentro do orçamento do evento?
Você deve realizar uma pesquisa de satisfação com os participantes para entender quais foram os benefícios – e quais fatores não os agradaram. Formule perguntas que estimulem as pessoas a explicar por que tiveram essa impressão. Essas pessoas podem ser fontes de informações que ajudarão você a planejar sua próxima convenção. Quanto mais você compreender e tentar atender o que os participantes esperam, maior será a empolgação para a próxima convenção corporativa. Além disso, pode ser benéfico incentivar os participantes a dar opinião para entender melhor quais ações podem ser adotadas após o evento.
Uma convenção de sucesso começa com objetivos claramente definidos. Para garantir o sucesso e confiar nos esforços de planejamento, você deve saber o que está tentando conquistar. A partir dessa informação, você poderá pensar como decisor e participante para escolher os elementos da convenção que farão com que essa experiência seja agradável, engajadora e produtiva.
