Trabajo en Equipo: Comunicación Frecuente y Efectiva

Por  Sue Wigston

Habilidades 

La comunicación clara y la alineación son fundamentales para el éxito del trabajo en equipo.  Según una encuesta, el 97% de los entrevistados creen que la falta de alineación en un equipo puede impactar drásticamente en sus resultados.  La parte complicada es saber cómo implementar estrategias de comunicación.

¿Qué debemos hacer para cultivar una ética de trabajo en equipo en el entorno laboral a través de la comunicación? La respuesta es simple: asegurar una comunicación frecuente y efectiva con los equipos.

Comunicación Frecuente: “Yo sé lo que necesito saber”

Una comunicación frecuente es aquella que mantiene a todos en el mismo ritmo.  Los equipos trabajan de manera más eficiente cuando todos están “en la misma página”.  En primer lugar, los miembros del equipo evitan trabajar el doble cuando se comparte el conocimiento. Además, cuando cada miembro del equipo desempeña un papel específico, estos roles están interrelacionados y una comunicación constante sobre el papel de una persona puede acelerar el proyecto. Por ejemplo, supongamos que un miembro del equipo debe esperar el resultado de una tarea específica de otra persona para comenzar su trabajo.  En este caso, la información precisa sobre cuándo la otra persona completó su tarea será extremadamente útil para mantener el ritmo de trabajo individual y del proyecto en su conjunto.

Para mantener la comunicación frecuente, el equipo debe revisar puntos y problemas importantes siempre que sea necesario.  Si el equipo muestra cierta timidez y esto obstaculiza la comunicación frecuente, la tarea del líder es ser un ejemplo de cómo debe ocurrir esta comunicación.  Los líderes deben comenzar cada reunión con un resumen de los logros obtenidos desde la última reunión y cerrar la reunión con una revisión de los puntos discutidos durante la conversación.

Comunicación Efectiva: “Entiendo todo”

Cuando se trata del éxito de la comunicación del equipo, no es suficiente con que la comunicación sea frecuente.  A menudo, los miembros del equipo saben todo lo que sucede en el grupo, pero aún así están “a oscuras” sobre algunos aspectos. ¿Por qué? Porque no entienden todo. Recuerda los tiempos de la escuela: es la diferencia entre obtener una calificación alta en un examen de una materia que memorizaste y obtener una calificación baja en un problema que requeriría la aplicación de varios conceptos reunidos.

Una comunicación efectiva requiere que todos los miembros del equipo sepan lo que está sucediendo en el equipo y realmente comprendan lo que está sucediendo.   Puede ser complicado aplicar una comunicación efectiva cuando el equipo está compuesto por miembros:

• De diferentes áreas del departamento o de la empresa;
• Especializados en áreas muy distintas;
• con diferentes niveles de comodidad con el proceso;
• Lidiando con niveles de conocimiento con los que no están familiarizados.

Para utilizar una comunicación efectiva, todos los miembros del equipo deben ser capaces de resumir los puntos clave de la instrucción que recibieron si alguien los cuestiona. Si algo no está claro para una persona durante una reunión, debe tener la libertad de hacer preguntas. Implementar una comunicación efectiva lleva tiempo, pero ten en cuenta que ahorrarás tiempo en el futuro al reducir los costos que causaría la falta de comprensión del proyecto.

Crear Seguridad Psicológica para Equipos de Alto Rendimiento

Cultivar un equipo comprometido en una comunicación frecuente como la que mencionamos anteriormente es mucho más fácil en teoría que en la práctica.  ¿Por qué? A las personas no les gusta admitir que no entienden algo, especialmente cuando están en grupo. Es en este momento cuando entra en juego el concepto de seguridad psicológica.   Según lo evidenciado por Amy Edmondson, profesora de la Harvard Business School, cuyo trabajo influyó profundamente en un estudio de Google sobre trabajo en equipo, la seguridad psicológica se logra cuando un equipo puede contar con un espacio seguro para “tomar riesgos interpersonales”.

Este riesgo incluye la posibilidad de parecer vulnerable al admitir la falta de conocimiento sobre algún tema. En un entorno psicológicamente seguro, los miembros del equipo no se preocupan por avergonzarse o ser ridiculizados por decir:  “No entendí esto”. Los equipos que tienen altos niveles de seguridad psicológica son aquellos en los que los colaboradores, y especialmente los líderes, hacen muchas preguntas.  Esto alienta a las personas a hablar más sin miedo a los juicios. Para adoptar una comunicación frecuente y efectiva, el equipo debe cultivar una cultura de seguridad psicológica. Según Edmondson, un equipo de alto rendimiento se crea cuando combinamos seguridad psicológica y accountability.

El trabajo en equipo realmente prosperará en el entorno laboral cuando las actividades de formación en equipo dejen de ser simplemente ejercicios de comunicación, como aprender a escuchar más y mejorar las habilidades de retroalimentación, y también refuercen una comunicación que sea al mismo tiempo frecuente y efectiva.