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Planejamento de Eventos - Primeiros Passos: Como Criar um Tema Envolvente

Por Sue Wigston em 07 de Dezembro de 2016

planejamento-de-eventos-primeiros-passos-como-criar-um-tema-envolvente.pngDurante o planejamento de um evento, pode ser complicado ter novas ideias para atividades para eventos para gerar engajamento de todo o grupo e auxiliar na conquista das metas internas para o encontro. Pessoas diferentes aprendem de formas diferentes e respondem a diferentes tipos de estímulos. Utilizar uma combinação de imagens, textos e vídeos é uma ideia inteligente, assim como a elaboração de um tema completamente abrangente para gerar engajamento consistente dos participantes em cada etapa de seu evento corporativo.

Um tema coeso que permaneça durante todo o seu evento corporativo trará diversos benefícios:

  •     O reforço das informações transmitidas durante o evento será maior.
  •     Os participantes se sentirão mais empolgados a respeito do conteúdo apresentado.
  •     Os participantes estarão mais entretidos e engajados.

Use os Cinco Sentidos no Planejamento de um Evento Corporativo

Seres humanos são criaturas sensoriais. Nós usamos imagens, cheiros e sons ao nosso redor para organizar informações e formar novas memórias. Pense em como você se sentia ao entrar na casa de seus avós quando você era criança – o cheiro da comida no fogão, o rangido do piso de madeira e a sensação da manta macia sobre o sofá. Todas essas experiências sensoriais parecem transportar você de volta para aquele momento.

Se você pretende organizar uma convenção ou um evento corporativo com um tema que permaneça na mente das pessoas, incorpore todos os cinco sentidos no planejamento de seu evento corporativo. Vamos utilizar o tema de um safári na selva como exemplo. Como criar uma experiência imersiva para todos os participantes?

Veja a floresta e as árvores

Recursos visuais podem transformar uma reunião realizada em uma sala branca sem graça em uma floresta tropical.

Lembre-se de que, para o tema ser realmente envolvente, ele não deve ser limitado somente à sala de reuniões. A área de check-in, os quartos de hotel e as áreas de descanso devem incorporar os elementos visuais do tema escolhido.

Sinta o cheiro das flores

Quando os participantes entram em uma sala forrada com vegetação verdadeira e sentem o cheiro de flores tropicais ou de uma chuva de verão, há a sensação de serem transportados imediatamente para um local diferente, com outro modelo mental. Eles sabem que chegaram ali para algo maior que apenas uma série de apresentações e ficam curiosos com as surpresas que estão reservadas para esse momento. Você pode utilizar odores variados para evocar diferentes reações. Se uma das atividades envolver a criação de uma estratégia para escapar de um incêndio florestal, por exemplo, você poderá mudar o cheiro da sala para induzir a sensação de urgência.

Ouça o canto dos pássaros

Acrescente uma trilha sonora com canto de pássaros e o som do vento batendo nas folhas das árvores para completar a experiência sensorial quando os participantes entrarem na sala. Você poderá utilizar sons específicos para cada tema.

Talvez o som de um tambor no local de encontro dos participantes ou usar um “pau de chuva” para sinalizar o fim de um intervalo.

Toque a pelagem dos tigres

Acrescente adereços para os participantes manusearem como parte da experiência de aprendizagem. Você pode usar fantasias, chapéus, insígnias, animais selvagens empalhados, flores e quaisquer outros itens que combinem com o tema. É possível empregar atividades físicas para estimular o tato. Caso seu evento envolva atividades de teambuilding, talvez seja uma boa ideia incorporar uma travessia com uma ponte de cordas ou criar uma atividade na qual os participantes tenham de trabalhar em conjunto para atravessar um rio infestado de cobras.

Prove o sabor das frutas tropicais

A comida é um elemento essencial no planejamento de qualquer convenção. O planejamento de uma convenção é a oportunidade de tornar a comida parte da experiência. Ofereça água de coco como uma das opções de bebidas disponíveis e salada de frutas para os lanchinhos.

Transformar o local de reuniões de acordo com um tema envolvente tornará seu evento muito mais memorável do que uma sala de reuniões comum, mas os esforços não devem ser limitados a uma sala. Seu tema deve estar presente em todo o evento, desde o momento em que os participantes receberem o primeiro convite até o envio do último e-mail de follow-up. Não se esqueça de usar uma checklist de convenções para garantir que todos os pontos sejam executados.

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