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Dicas para gestão do tempo: ajuste as prioridades com o tempo disponível

Por Phil Geldart em 11 de Maio de 2021

É importante reconhecer que o tempo disponível para qualquer tarefa ou atividade específica é limitado. Não dá para achar que você pode simplesmente se encher de trabalho, ou encher alguém de trabalho, na esperança de que tudo “será feito de alguma maneira”. Há apenas um número limitado de horas por dia, e cada hora gasta trabalhando precisa ser planejada de maneira adequada para gerar o melhor resultado possível.

Estabeleça a ordem em que o trabalho será feito

No começo de cada dia, ciclo de negócios ou iniciativa de projeto, você precisa pensar bem para definir a ordem ou a sequência na qual trabalhará, tendo em mente a necessidade de fazer as coisas mais importantes primeiro. Esse é o processo para definir prioridades e garantir que, no final do dia, você contribuiu da melhor maneira possível.

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Já que parece que todos nós recebemos trabalho de diferentes fontes — clientes, líderes, prioridades de outras pessoas, iniciativas nossas, etc. —, precisamos dar um jeito de ordenar essas tarefas. A maneira de fazer isso é avaliar essas demandas por quatro filtros. 

Ao analisar cada item em relação ao grau de urgência, ao nível hierárquico do solicitante, ao tempo necessário para execução e ao impacto ou consequência que causará, você criou o melhor cenário para classificar as demandas e colocá-las na ordem mais adequada.

Essa ordem se torna a lista de prioridades, organizada da tarefa mais importante à menos importante, que serve como o modelo para a ação. Comece com o que é mais importante e vá em direção ao menos importante.

Analise periodicamente todas as solicitações e tarefas

No mundo real, solicitações extras chegam o tempo todo. A melhor abordagem nessas circunstâncias é reservar tempo para reavaliar todas as demandas periodicamente e reclassificar suas prioridades. Na prática, isso significa pegar sua lista já ordenada, analisar as solicitações mais recentes e reordenar suas prioridades. Tenha sempre em mente que você precisa reordenar a lista ao final de uma determinada tarefa, e não no meio dela. São raras as situações em que o profissional será forçado a parar uma tarefa no meio e reordenar as prioridades. Isso só deve acontecer em casos de urgência, como uma crise real.

A aplicação desses princípios, ou seja, a classificação das prioridades usando esses critérios é a melhor maneira de garantir produtividade máxima do seu tempo.

 

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