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5 dicas para otimizar o orçamento do seu evento corporativo

Por Dave Root em 09 de Novembro de 2018

Durante a organização de um evento corporativo, pode ser fácil gastar mais do que você pretendia.  Em um esforço de criar uma experiência divertida produtiva e memorável para os participantes, é comum focar demais em pequenos detalhes e se esquecer de olhar o panorama geral — e conferir seu orçamento. Se você gastar demais em uma área, pode ficar difícil equilibrar os gastos e ainda cumprir tudo que foi definido para o evento. Nós reunimos aqui cinco dicas para otimizar o orçamento do seu evento. Assim, você terá uma relação custo-benefício melhor sem precisar fazer cortes nem passar do limite estabelecido. 

1. Feche pacotes

Os custos de reservar um local e o preparar com todas as ferramentas, equipamentos, decorações e instalações necessários podem disparar rapidamente se você depender de diversos fornecedores. Se o lugar ideal não oferece tudo que você precisa para realizar seu evento, prepare-se para gastar mais ao contratar o básico. Um local pitoresco à beira mar pode parecer o melhor local possível para um refúgio corporativo, mas, quando se consideram os custos extras com aluguel e transporte de tenda, mesas, cadeiras, equipamentos e decoração (sem considerar as pessoas!), as despesas adicionais e a dor de cabeça podem não valer a pena. 

Alguns locais oferecem pacotes fechados que incluem tudo, desde mesas e cadeiras até toalhas de mesa, acomodações e buffet. Quando estiver procurando o espaço ideal para seu evento corporativo, lembre-se de perguntar o que está incluído no pacote e compare com o que outras locações oferecem para definir qual opção traz mais valor a um preço mais razoável. A maioria dos espaços para eventos dá descontos nos pacotes e pode negociar uma redução de preços ainda maior em contratos de longo prazo para outros eventos. 

Simplifique seu próximo evento corporativo usando um cronograma mês a mês. 2. Considere local e período do evento

Quando estiver escolhendo um espaço, a localização deve ser prioridade. Um lugar central e acessível diminuirá o tempo de deslocamento e as despesas e aumentará a probabilidade de todos conseguirem comparecer. Diminuirá também o tempo que os colaboradores passam fora do trabalho, reduzindo assim o custo operacional associado à realização de um evento corporativo.

Se escolher um local longe demais para as pessoas irem de carro, considere o tempo e as despesas extras decorrentes de uma viagem de longa distância. Pode não ser uma boa ideia mandar os participantes de avião a um local mais longe se o evento não for longo o bastante para se ajustar a atrasos de viagens. Se, por exemplo, o seu evento dura apenas um dia, qualquer atraso de voo devido ao mau tempo pode ser catastrófico.

Além do local do evento, o período do ano no qual o evento ocorre pode ter um impacto significativo sobre o custo. Viagem, acomodação e local têm preços mais baixos durante a baixa temporada. Evitar os períodos de alta para viagens, como verão, férias e feriados, pode ajudar você a fechar o melhor negócio e conseguir mais dentro de um orçamento limitado. Quando estiver procurando locais, acomodações e outros detalhes, pesquise a variação dos preços de uma estação para outra para definir o período ideal.

3. Recrute voluntários

Se uma ajuda extra for benéfica para a organização do seu evento, não hesite em chamar voluntários antes de recorrer a pessoal externo. Espera-se que eventos corporativos sejam uma agradável quebra da rotina, e você pode perceber que as pessoas realmente estão dispostas a trabalhar duro para garantir que tudo corra bem. Para deixar o voluntariado mais atraente, considere o que você poderia oferecer aos voluntários para encorajar a participação e recompensar o esforço. Uma ótima maneira de demonstrar sua satisfação e incentivar a participação dos colaboradores é oferecer algumas horas extras a serem compensadas em troca de chegarem mais cedo para ajudarem com o evento.

Como voluntários exigem treinamento básico e supervisão, é melhor que eles assumam funções simples que demandem apenas alguma mão de obra extra. Isso pode incluir trabalhos como ajuda em: estacionamento, credenciamento, recepção de recém-chegados, indicação de lugares, informações ou distribuição de brindes. Se seu evento exige que os voluntários trabalhem mais de quatro horas de uma vez, garanta que haja muitas oportunidades para intervalos e trocas de papéis frequentes para manter a energia e o engajamento. E nunca subestime o poder de motivação dos lanchinhos nos momentos certos. 

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4. Seja realista

Esse simples mantra é, com frequência, o mais difícil de internalizar.  Mesmo os organizadores mais experientes podem cair nas armadilhas da própria imaginação. Ao vislumbrar e planejar um evento, nós começamos com uma imagem mental elaborada e ousada de como o evento deveria ser.  Embora visualizar seu cenário ideal seja um ótimo começo para trazer ideias e animar as pessoas, pode ser perigoso ficar muito fixo a esse ideal.

No final, os eventos corporativos mais bem-sucedidos são aqueles confortáveis, divertidos, produtivos e engajadores. Tenha isso em mente quando escolher entre alternativas semelhantes com preços muito diferentes. As diferenças nos custos de um open bar e uma seleção mais limitada de cervejas, vinhos e coquetéis podem ser bem significativas. E é bem provável que essa troca não afete a atmosfera do evento. De maneira parecida, oferecer um bufê em vez de garçons atendendo nas mesas é uma opção mais econômica que não impacta o sucesso do seu evento. Aproveitando essas situações simples para economizar, você conseguirá entregar uma experiência completa e mais equilibrada em relação ao orçamento.

5. Deixe uma reserva para imprevistos

Ao separar seu orçamento para o evento, evite o impulso de gastar até o último centavo. Como dirá qualquer organizador experiente, mesmo os eventos mais bem planejados estão suscetíveis a reviravoltas inesperadas. Se gastar todo o seu orçamento antes do evento, você não estará preparado para lidar com problemas inesperados, se eles surgirem. Por exemplo, e se houver uma atividade ao ar livre planejada e a previsão do tempo indicar que deve chover? Tenha algum dinheiro reservado, pois você pode precisar pagar por uma tenda ou um espaço coberto para que tudo siga tranquilamente. Reservar uma porcentagem pequena do seu orçamento garantirá que você não precise gastar demais no caso de uma mudança inesperada ou de uma emergência. 

Conclusão

Planejar um evento impactante, memorável e divertido não significa gastar mais do que você pode pagar, significa simplesmente gastar da maneira certa. Dividir seu orçamento em diferentes despesas (como acomodação, alimentação e local, por exemplo) evitará o gasto excessivo em uma área e o gasto insuficiente em outra. Lembre-se de manter o panorama geral em mente em vez de se concentrar em pequenos detalhes que provavelmente não terão um impacto significativo.

Pode ser bem desgastante gerenciar o orçamento de um evento e organizar suas atividades. Os pacotes de grupos para teambuilding podem oferecer uma experiência interessante e completa para desenvolvimento de equipes a um preço razoável. Assim, você pode se concentrar no que faz melhor e deixa as atividades do evento para os especialistas. 

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